选择OA办公系统需要避免功能的泛化

聚通达 2020-07-01 15:41:46

很多用户在评估一个OA办公软件的时候,更多的是看系统的功能和软件厂商的服务,而对功能的评估只是简单的看功能的多少,对软件厂商的服务能力也无法实现准确的评估。对OA办公软件功能的适用性,软件的平台和技术架构,系统的安全性、性能和扩展性等都很少提及,这是一个很大的误区。

OA办公软件越来越像一个大的软件平台了,但有些厂商只是单纯的将功能堆积在一起,甚至恨不能把所有能想到的功能都放在系统里,弄得OA软件的界面上一大堆菜单列表,给人的感觉是功能应有尽有,加上一般的用户在短时间很难进行深入的了解,鬼知道能用的到底有几个,因此OA办公软件选择需要结合自身的需要,避免功能的泛化。


OA软件上的功能哪些应该有,哪些不应该有?这个确实没有什么标准,也要因人而异,但根据笔者的调查了解,以下这些功能是大部分OA用户根本不用,或者很少用的:办公用品管理、图书管理、档案管理、会议管理、车辆管理,而资产管理、客户管理、人力资源管理、任务管理(项目管理)也只是用到很简单一部分……。对很多的企业来说,平时工作就没有真正的管好,有的没有好好管,有的不需要细致的管理,想通过软件来规范管理便成了一个美好的、理想化的愿望。但是软件始终只是一个平台和工具,是为企业管理服务的,需要结合企业的管理需要来实现效果,如果是企业管理的不规范,通过单纯的软件是不能解决问题的。


OA办公软件发展至今,已经具有了浓浓的中国特色,从产品和竞争角度来说,厂家必须开发出这些功能,你可以保留这些功能作为未来之需,这是'适度超前'的原则。但要明白,很多功能模块往往只提供了最基本的管理功能,只是为了满足用户的多样性需求和简单管理需求。如果你的需求比较复杂,很多时候需要进行适度的二次开发实现深入的应用,或者使用独立的业务管理软件。


很多用户的OA办公软件选择的时候说“某某OA的功能很全,价格也很低,我看不错”。确实市场上OA厂商和OA软件产品如此之多,OA的同质化往往给用户一种大同小异的感觉,觉得所有的OA产品功能都差不多,不仅让用户在OA选型中感到腻歪,也往往容易陷入对OA软件产品价格、包装等选型误区,而很多企业用户信息化经验不足,这恰恰是OA信息化失败的开始。


OA办公软件选择功能过于泛化,带来的结果是OA应用不深入和不长久,OA软件给人一种“可有可无”的感觉。OA办公系统的应用过程往往都要经历由浅到深、由简到繁的过程,用户的需求也是在结合实际的应用中逐步深化的.因此,建议OA办公软件选型建议选择功能实用、性能稳定、价格适中的平台型OA产品。一方面其功能简单实用、便于用户快速上手;另一方面,平台型的OA软件具备极好的扩展性和灵活性,可以为深化应用阶段的OA运用打好良好基础。


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