企业使用OA系统应分阶段的实施管理

聚通达 2020-07-12 09:00:57

OA系统的实施中也可以采用类似分阶段的方法进行管理,这是OA系统分阶段实施的一种管理策略。那么,企业应该如何做好分阶段管理呢?

一、什么是OA系统的分阶段实施


OA系统分阶段实施是OA系统开发和实施中经常采用的一种策略,是指将OA项目的建设内容分成多期或多个阶段进行实施和管理,可以是整体规划后分多个阶段进行实施,也可以是在整体需求不是很清晰的情况下,在前期先完成重要和清晰的部分,再积累经验和完善业务需求,为后续的二期、三期等的OA实施做好准备。


二、OA系统分阶段实施适合于哪些情况


1、用户的需求不能一次性到位


用户单位的情况在变化和调整,某些业务功能只有在符合条件的情况下才能实施,或前期需求不明确或只有部分需求明确,只能先解决部分问题,此时采用OA系统分阶段实施是最佳的解决办法,将需求清晰和完整的部分先实施,并在实际应用中不断的完善和积累经验,为后续OA系统实施的规划做好相应的准备。


2、降低OA系统实施的风险


由于OA系统实施的内容多,特别是包含大量定制开发的内容,如果一次性全部实施增加了项目实施的难度,实施中反复调整和变化延长了项目的周期。如果错误的选择了OA软件公司和产品将会导致项目的失败,造成的损失也比较大,分阶段实施在后续实施中可以借鉴前期的经验和教训。因此,OA系统分阶段实施可以降低项目的风险。


3、OA系统实施的内容多,难度高


由于最终用户的需求多、技术难度大、定制开发的内容多,或涉及的部门单位众多,对此有的称之为“大OA项目”,一次性实施对OA软件公司和用户单位的要求都比较高,投入也比较大,同时由于实施的周期长在短期内难以看到效果,而采用OA系统分阶段实施的策略,可以在相对较短的时间内看到效果。


分阶段实施如果在时间上要求比较紧,需要处理好不同阶段项目实施的延续性,其中固定双方主要项目负责人、核心业务和技术人员就显得比较重要,有利于后续阶段项目的顺利实施。


三、OA系统分阶段实施的优势


1、通过分阶段实施并在应用中不断完善,提升用户单位的信息化经验和水平。


2、降低OA项目实施的风险,如果项目失败可以将损失降至比较低的水平。


3、一次性实施投入的时间和成本都比较大,分阶段实施可以在短时间内见到效果,并在此基础上进行完善。


4、分阶段实施可以节省项目的周期,如:第一期实施完成后提交给用户测试和使用,OA软件公司和用户相关人员根据遇到的问题、积累的经验和用户新的需求,规划后一阶段的OA系统实施的项目内容。如:在上一期使用过程中或系统测试的同时,可以投入人力进行下一期的规划,使整体OA项目的实施很紧凑。


四、OA系统分阶段实施需要处理好哪些问题


1、最好能够做到在整体规划的基础上分阶段实施,在上一阶段实施经验的基础上完善下一阶段的实施。


2、分阶段实施对OA软件的定制开发能力要求比较强,选择具有良好的技术架构、二次开发和扩展性能力强的OA软件产品,有利于OA系统分阶段实施,这个是前提和基础;同时,OA产品需拥有成熟和完善的系统接口,为后续多系统之间的应用集成提供准备。


3、最好能够固定OA软件公司的项目实施人员和用户单位的业务、技术负责人,成功的经验、熟练的沟通和配合为下一阶段的实施创造了良好的条件。


4、分阶段实施一般只能和指定的OA软件厂商合作,在后续的实施中更换软件供应商的可能性几乎为零。因此需要OA软件厂商和用户单位构建和谐和互助的合作模式,做到长久和互利互惠的合作。


OA系统分阶段实施是OA实施中的一种常用策略,特别是对于有OA的深入应用、持续应用要求和大型OA项目的用户单位,通过OA系统的分阶段实施可以化繁为简,降低系统实施的风险和成本,提升系统应用的深度和效果,但同时需要具备较强的项目管理水平和系统规划能力,对项目的延续性也提出一定的要求。


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